Cortés López explicó que los archivos conllevan una obligación implícita para que los sujetos obligados documenten sus actividades y mantengan esta información organizada de manera tal, que permita su utilización y consulta, además de privilegiar su preservación, es decir, asegurarla perdurabilidad de los documentos y protegerlos de daños o peligros.
Es primordial convocar a los sujetos obligados y a las personas que integran la sociedad, a conocer y ejercer sus derechos y obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información, y en coordinación con los organismos garantes, asegurar que éstos se cumpla, lo cual implica promover un cambio en los valores, normas y creencias básicas que sobre el manejo de la información pública desarrollen los sujetos obligados.
Por lo tanto, resulta fundamental contar con conocimientos sobre los temas involucrados con esta cultura, tales como transparencia, información pública, rendición de cuentas, sujetos obligados, datos personales, antecedentes legales de acceso a la información pública, la Ley General de Acceso a la Información Pública (LGTAIP) y otras leyes vinculadas, además de los Lineamientos Técnicos Generales (LTG), los Lineamientos Técnicos Federales y el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT).
Una de las maneras para contribuir a generar información pública socialmente útil, accesible, verás y actualizada, es presentar en el centro de trabajo de manera oportuna, organizada, clara y completa; de tal suerte que el público comprenda las actividades que llevan a cabo, la manera en la que ejercen los recursos y los resultados que han obtenido en su aplicación, y que esto le ayude a estar mejor informado y a la toma de decisiones como ciudadano o autoridad.
Asimismo la importancia de los Archivos evidencia el quehacer gubernamental y el medio que tiene la sociedad para exigir una rendición de cuentas. Son instrumentos relevantes para la revisión, análisis y verificación del quehacer de las administraciones públicas. Constituyen herramientas para la eficiencia y eficacia de una gestión administrativa.
